IT-Outsourcing

IT-Outsourcing

Die Ausgangslage

Unternehmen stehen heute unterzunehmendem Wettbewerbsdruck. In einem globalisierten Markt müssen sie sich gegen Mitbewerber aus der ganzen Welt behaupten. Wer seine Kunden halten, neue gewinnen und die eigene Wettbewerbsposition ausbauen möchte, muss wachsen und Innovationen vorantreiben.
Dafür brauchen Unternehmen geeignete Fachkräfte – vor allem in der IT. Denn sie bildet die Basis für nahezu alle Geschäftsprozesse und schafft die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Digitalisierung. Kein Wunder also, dass IT-Experten so gefragt sind wie nie. Für viele Unternehmen ist es aber schwer, sich auf dem Arbeitsmarkt gegen Großkonzerne zu behaupten, die oftmals das attraktivere Image haben und die besten Bewerber abfischen.

Die Konsequenz

Viele Unternehmen entschließen sich deshalb dazu wesentliche Teile ihrer IT auszulagern, um so zeitliche und finanzielle Ressourcen einzusparen. Besonders der KMU-Bereich profitiert inzwischen häufiger von diesen Maßnahmen, da der Mangel an IT-Spezialisten für viele Unternehmen geschäftskritisch wird. Spezielle Aufgaben auszulagern kann helfen, den Kurs in den Zeiten der Digitalisierung zu halten, wenn Fachkräfte in den eigenen Reihen fehlen.

Laut einer Umfrage des Branchenverbandes Bitkom klagen drei von vier Betrieben über Fachkräftemangel. Derzeit sind 55.000 Stellen für IT-Spezialisten offen, Tendenz steigend. 30 Prozent davon sind nach Angaben des Karriereportals Indeed länger als 60 Tage ausgeschrieben und gelten damit als am schwersten zu besetzen. Besonders alarmierend: 57 Prozent der Unternehmen beklagen Umsatzeinbußen aufgrund des Fachkräftemangels, so eine Studie der Beratungsgesellschaft Ernst & Young. Insgesamt entgehen dem deutschen Mittelstand dadurch hochgerechnet 53,4 Milliarden Euro Umsatz im Jahr. Hinzu kommt, dass sich ohne diese Spezialisten die Strategien nicht umsetzen lassen, die das Fundament für die Zukunft dieser Firmen bilden. Wachstums- und Zukunftsabsichten können so nicht verwirklicht werden.
Was können Betriebe also tun, um trotz Fachkräftemangel speziell in der IT obenauf zu bleiben?

Die Lösung

IT-Experten lassen sich zwar nicht aus dem Hut zaubern, man findet sie aber bei spezialisierten Dienstleistern. Indem sie ausgewählte IT-Aufgaben auslagern, können Unternehmen vom Know-how eines Managed Services Providers profitieren. Gleichzeitig gewinnen die eigenen IT-Mitarbeiter den Freiraum, sich um die Bereiche zu kümmern, die zur Wertschöpfung beitragen. Laut einer Umfrage des Vereins Deutscher Ingenieure (VDI) gehen bereits 52 Prozent der Betriebe diesen Weg und lagern IT-Aufgaben aus. Das ist vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels nicht nur salonfähig, sondern oft überlebensnotwendig geworden.

Zum Auslagern eignen sich IT-Standardaufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen, aber nichts zur Wertschöpfung beitragen. Dazu gehören zum Beispiel die Bereitstellung und Administration von Infrastruktur, Backups, der E-Mail-Betrieb, das Monitoring oder der Helpdesk mit Service und Support. Solche Jobs binden Ressourcen, die die meisten Unternehmen dringend in anderen Bereichen benötigen, etwa für innovative Themen wie Automatisierung und Konsolidierung der IT. Kauft die IT-Abteilung die Standardservices bei einem Provider ein, haben die eigenen Mitarbeiter mehr Zeit, sich auf die wertschöpfenden Aufgaben zu konzentrieren und sich darin weiterzubilden.

Ein zweiter Bereich, der sich für eine Auslagerung anbietet, ist die Einführung neuer Systeme und Plattformen. Wo sollen beispielsweise die Experten herkommen, wenn Unternehmen auf neue Software umsteigen wollen? Spezialisten sind auf dem Arbeitsmarkt rar, und entsprechendes Know-how aufzubauen ist aufwendig und zeitintensiv. Deshalb bietet es sich an, gleich auf das Know-how eines Managed Services Providers zurückzugreifen, der bereits zahlreiche Migrationen vollzogen hat und die gängigen Probleme und Lösungswege kennt. Dadurch lassen sich Komplikationen vermeiden, eigene Ressourcen sparen, und das neue System ist schneller einsatzbereit.

Ähnliches gilt für die IT-Sicherheit. Es gibt kaum genügend Security-Spezialisten, um die immer komplexer werdenden Sicherheitsanforderungen zu erfüllen. Nur wenigen Unternehmen gelingt es, das benötigte Know-how selbst aufzubauen. Deshalb sind Managed Security Services auf dem Vormarsch. Dabei überwacht der Provider in einem professionellen Security Operations Center die Infrastruktur als Serviceangebot. Die Security-Teams haben jederzeit Zugriff auf die Systeme der betreuten Kunden und leiten im Falle eines Angriffs umgehend Gegenmaßnahmen ein. So unterstützen sie Betriebe dabei, sich bestmöglich gegen die wachsenden Cyber-Bedrohungen zu schützen, ohne dass sie eigenes Know-how aufbauen müssen.

Auch einen guten Managed Services Provider muss man natürlich erst einmal finden. Dafür sollten sich Unternehmen Zeit nehmen. Denn IT auslagern ist Vertrauenssache. Es kann nur dann funktionieren, wenn sich der Auftraggeber sicher sein kann, dass der Dienstleister die Aufgaben genauso gut beziehungsweise besser ausführt als die IT-Mannschaft im eigenen Haus. Es stellen sich also folgende Fragen: Verfügt der Managed Services Provider über die erforderliche Fachkompetenz? Kann er alle Bereiche abdecken, die ich auslagern möchte? Ist er rund um die Uhr am Helpdesk für mich erreichbar? Verfügt er über zertifizierte Qualitäts- und Sicherheitsstandards? Zu welchen Herstellern unterhält er Partnerschaften, und wie eng arbeitet er mit ihnen zusammen? Wichtig ist darüber hinaus, dass der Provider individuelle Service Level Agreements anbietet, in denen er den Leistungsumfang für die Managed Services an den Bedarf des Unternehmens anpasst und genau festgelegt.

Was ist konkret IT Outsourcing?

Information Technology Outsourcing (kurz ITO) ist ganz allgemein betrachtet die vollverantwortliche Übertragung von IT-Funktionen, oder Geschäftsbereichen mit sehr hohen IT-Anteilen, an einen externen Dienstleister über einen definierten Zeitraum. Dabei gehen teilweise vorhandenes Personal, Hard- und Software, Gebäude oder andere Vermögenswerte an den IT-Outsourcing-Anbieter temporär über (sog. Asset und Personnel Transfer). Mittels vorheriger vertraglicher Vereinbarung, den Service Level Agreements, werden Umfang und Qualität der Dienstleistungen beschrieben.
Dabei können die verschiedensten Leistungsebenen eines Unternehmens beim IT Outsourcing involviert werden. Es können Leistungen auf Infrastrukturebene (z.B. Server, Clouds, Rechenzentren) ausgelagert werden, auf der Anwendungsebene (z.B. Software, Websites, Shopsysteme, Intranet) oder auf der Geschäftsprozessebene (z.B. Buchhaltung, Online Marketing, digitale Produktentwicklung).

Die Vorteile

Anstatt fachspezifische Mitarbeiter einzustellen und in technische Hilfsmittel zu investieren, kann es sich lohnen die Informations- und Kommunikationstechnik einem erfahrenen und spezialisierten IT-Anbieter zu überlassen. Das spart häufig zeitliche Ressourcen und ist in der Regel auch kostengünstiger. Auch kleine- und mittelständische Unternehmen können immer häufiger hiervon profitieren, da es mittlerweile sehr hoch spezialisierte Anbieter gibt, die kostengünstige, teils standardisierte Lösungen anbieten.
Neben den drei wichtigsten Vorteilen, nämlich der Einsparung von Kosten, Zeit und Ressourcen, gibt es noch zahlreiche weitere Faktoren, die sich positiv auf das Unternehmen auswirken.

Jeder weiß, wie schnell die Entwicklung neuer Produkte und Anwendungen im digitalen Zeitalter von statten geht. Ebenso schnell ändern sich auch die Anforderungen auf der Kundenseite an den Dienstleistungen und Produkten eines Unternehmens. Man benötigt Server zum Speichern von Daten, für die Sicherheit im Internet sind spezielle Firewalls erforderlich und dann ist da noch das Thema Datenschutz. Da sich Datenschutzrichtlinien regelmäßig ändern und sich die IT-Technik stetig weiterentwickelt, müssen die spezifischen Kenntnisse immer aktuell sein, um auf geänderte Anforderungen schnell reagieren zu können. So gibt es bspw. aktuell eine Debatte im Europaparlament zur Zukunft der Cookie-Richtlinien.

IT-Outsourcing-Anbieter haben einen Blick für Veränderungen am Markt und verfügen über entsprechendes Fachpersonal, dass die digitalen Entwicklungen beobachtet. Das ist gerade in Bezug auf neue Technologien, Viren, Hackerangriffe und den Datenschutz besonders wichtig. Lagert man seine IT-Bereiche aus, so kann man davon ausgehen, dass die Soft- und Hardware immer auf dem aktuellen Stand ist. Zudem verfügen die meisten IT-Firmen über mehrere Server. Die Ausfallwahrscheinlichkeit von Online-Anwendungen, oder E-Commerce-Shops wird dadurch minimiert.

Weiterer Vorteile von IT-Outsourcing sind die klare Kostentransparenz und das Projekt-Monitoring. Die allermeisten IT-Outsourcing-Anbieter arbeiten mit festdefinierten Workflows und Prozess-Standards. Dadurch lassen sich die investierten Stunden und aktuellen Projektaufgaben zu jedem Zeitpunkt unmittelbar abrufen – keine Anforderung verschwindet in einer Blackbox. Geleistete Dienste werden protokolliert und festgehalten, wodurch die Kosten auch später noch nachvollziehbar sind.

Bereits vor Beginn einer Kooperation kann ein IT-Anbieter durch seine langjährige Erfahrung und Expertise bereits genaue Prognosen zu den voraussichtlich entstehenden Kosten nennen. Vielen Unternehmen fehlen solche eindeutigen Zahlen, wenn die IT-Systeme nicht eindeutig abgegrenzt und standardisiert sind.

Die Zusammenfassung

Die verschiedenen Vorteile des IT-Outsourcings sind hier nochmal in einer kurzen Übersicht zusammengefasst:

• Zeitersparnis
• Kostenreduzierung

• Ausgebildetes Fachpersonal
• Wettbewerbsvorsprung
• Keine Anschaffungs- und Wartungskosten
• Neuste Technologie und Software
• Datenschutz und Internetsicherheit

• Langfristige Planungssicherheit
• Volle Kostentransparenz
• Consulting und Beratung